効率的な
チャット対応の進め方
Ooohで効率的にお客様チャットに対応する流れが整理できてきたので、そのノウハウを共有させていただきます。
まだまだ改善点はありますが、現状この流れでチャット対応いただくと、
①余計な対応が省ける、
②成約率が上がる等の効果
が見込めるので、是非このマニュアルを日々の対応にご活用ください。
Oooh管理システム:https://www.oooh.jp/ope/
Table of Contents
チャット対応の基本的な流れ
基本的には下記の5stepに沿ってチャット対応を進めてください。
大事なことは、いかにStep2「一次提案」までスムーズに対応できるかで、成約率が変わってきます。
Step 1
Step 1
御社のご紹介 & 旅程に必要な情報のヒアリング
(確度が低いお客様のスクリーニング)
※可能であれば、Step2一次提案も同時に行うでもよし
Step 2
Step 2
ざっくりした旅程と概算金額の提示
(予算感のすり合わせ、予算でのスクリーニング)
Step 3
Step 3
詳細な旅程と見積もり金額の提示
(最終旅行案の提案)
Step 4
Step 4
申込内容の最終調整、旅行の申込受付
Step 5
Step 5
申込後の流れのご案内
バウチャー、VISA、旅行保険等のご案内
Step 1. 初動
目的
①旅程提案に必要な情報の収集/ヒアリング
②対象外顧客(予算が合わない)のお客様のスクリーニング
例文
※以下はあくまで例文です。各旅行会社様用に内容を変更してご利用ください。
※今後「定形文」機能を実装予定なので、各社ごとのテンプレートをご登録いただけます。
◯◯様
■■■ 御社の紹介文 ■■■
(お客様に信頼してもらう)
初めまして、ブラジルの現地で旅行会社を経営している◯◯です。
弊社は現地で◯◯年以上に渡り、日本人のお客様に旅行手配をさせていただいております。過去に◯名以上の個人のお客様に加え、◯社様や◯社様などの法人向けの手配の実績もございます。 また、個人のお客様にはご予算に応じてプライベートツアーでの日程や行き先を自由に組み合わせる旅行も提案させて頂いております。ぜひお客様に最高の旅行体験を実現していただくお手伝いをさせて頂ければと思いますので、よろしくお願いいたします。
■■■ 必要な情報のヒアリング ■■■
(旅行提案の準備 & 確度が低いお客様のスクリーニング)
(※)以下の質問のうち、アンケート結果をみて、一時提案に必要な内容を聞く
早速旅行プランを作成させていただこうと思いますが、以下ご教示頂けますでしょうか?
・日本の発着都市はどちらになりますか?
・日本/現地間の国際航空券の手配を弊社にてご希望でしょうか?その場合、頂いているご予算は国際航空券を含みますでしょうか?
・in/outのフライトがお決まりでしたら、フライトスケジュールに応じてプランニングをさせていただければと思いますが、いかがでしょうか?
・カップルでのご旅行ですか?お友達同士ですか?
・何か特別な旅行ですか?例:ハネムーン
・お部屋のタイプは大きいベッドが1つのダブルベッドルームか、小さめのベッドが2つ並んだツインベッドルームどちらをご希望でしょうか?
・弊社の少人数のグループでの旅行をご希望でしょうか?プライベート旅行をご希望ですか?
・ホテルのランクのご希望はありますか?(おすすめできるのが3〜5つ星となります)
お子様がいらっしゃる場合、お子様のご年齢を教えてください
以上、よろしくお願いいたします。
留意点
- 質問は五月雨式にではなく、まとめてする(その方が旅行会社にとっても効率が良い、旅程提案を最速ですることが大事!)
- 最初のレスポンスは必ず24時間以内に行う(レスポンスの速さがお客様に安心感/信頼感を与える)
- プラン作成に時間がかかるのであればその旨を伝える
- 予算があっていないお客様にはおおよその予算を伝え、そこから会話が進まなければそれで良い(成約確度の低いお客様には時間を使わないようにする)
Step 2. 一次提案
目的
①旅程概要と概算金額を提示する(できれば問い合わせ開始から3日以内に提案)
②予算が合わないお客様のスクリーニング
例文
※以下はあくまで例文です。各旅行会社様用に内容を変更してご利用ください。
※今後「定形文」機能を実装予定なので、各社ごとのテンプレートをご登録いただけます。
◯◯様
■■■ 簡単な旅行内容と概算見積もりの提示 ■■■
(まずは予算感のすり合わせと非見込客のスクリーニング)
※一次提案はテキストベースで構いません(可能なら旅程表の方がベター)
※ここでは提案スピードを最重視!(できれば3日以内)
お世話になっております、◯◯です。
ご希望を踏まえて簡単な旅行内容をご提案させていただきます。
<プラン概要>
4/27 13:10ナイロビ着。ナイロビ観光(ジラフセンター)ナイロビ泊。
4/28 ナイロビ→ロイサバ自然保護区へ。ロイサバ泊
4/29 ナイバシャ湖へ。ウォーングサファリやボートサファリをお楽しみください。ナイバシャ泊
4/30 ナイバシャ湖→ナクル湖。ゲームドライブをお楽しみください。ナクル泊
5/1 ナクル湖からマサイマラへ。マサイマラ泊。
5/2 マサイマラにて終日ゲームドライブ。マサイマラ泊。 5/3 マサイマラにてゲームドライブ。マサイマラ泊。
5/4 モーニングゲームドライブ。空路でマサイマラからディアニへ(11:30-13:45)。ディアニビーチをお楽しみください。
5/5 ディアニからナイロビへ 。18:00ナイロビ空港出発。
<プランに含まれるもの>
・ホテル◯泊、食事(朝、昼、夜)
・日本語ガイド◯日
・専用車◯日
・アクティビティー(サファリetc------)
<概算金額>
最終的な金額は別途確認いたしますが、概算で2,500米ドル/1名(2名様ご参加時)となります。
ご質問などございましたらお気軽にお問い合わせください。
上記内容および予算感では問題なければ、詳細確認し最終的な金額をご案内させていただきますが、いかがでしょうか?
ご意見いただけますと幸いです。
留意点
- 諸条件を妥協 / グレードアップした場合に、どの程度予算が前後するかを幅で伝える(可能であれば)
- 予算感を確認し、旅程提示フェーズに移行して問題ないことを必ず質問して確認する
Step 3. 本提案
目的
・詳細な旅程と見積もり金額の提示
例文
※以下はあくまで例文です。各旅行会社様用に内容を変更してご利用ください。
※今後「定形文」機能を実装予定なので、各社ごとのテンプレートをご登録いただけます。
◯◯様
■■■ 最終的な旅程と金額の提示 ■■■
※旅程表はPDFやOoohの”旅程表機能”で提示してください(テキストベースだと詳細の確認漏れやお客様による内容確認に手間がかかります)
※Ooohの”旅程表機能”を使うと過去の提案内容の呼び出しで作成の手間が省けたり、お客様がスマホで内容を確認しやすくなります
> Oooh”旅程表機能”はこちら(リンク)
お世話になっております、◯◯です。
旅程表と詳細料金をご案内させて頂きますので、添付のファイルをご確認ください。
なお、こちらのプランの有効期限は◯月◯日までとなりますので、ご留意ください。(期限が過ぎると手配内容の金額が変わる可能性があります)
お申し込みの流れは以下となりますので、併せてご確認ください。
1. 旅行内容をご確認いただき、申し込まれる場合はその旨チャットにてお伝え下さい
2. 弊社にてお申込書を作成し、こちらのチャットにてお客様へ申込リンクをご案内いたします
3. お客様にて申込リンクよりお申し込み手続きとお支払いをご対応下さい(クレジットカードもしくは銀行振込)*
4. お支払い完了後、弊社にて手配を開始し、手配完了後お客様へご連絡いたします
(*)お支払いはご案内している通貨を円換算した円でのお支払いとなります。外貨(ドル、ユーロ)でお支払いを希望される方は、チャットにてお知らせください。
ご確認よろしくお願いいたします。
留意点
- 申し込みの流れを案内する
- よく質問される内容は必ず提案(旅程表)に記載する
- キャンセルポリシーを明示する
- 原則、個別費用の内訳については提示しない
→個別費用を聞かれた場合、「個別で案内すると旅程全体に責任を持てなくなるので、提案した旅程に対しての個別手配は受けつけていない」とお答えする - 見積もりの有効期限を案内する/検討のタイムリミットをユーザーと合意する(ホテルの仮押さえやガイドのアサインなどを理由に)
Step 4. 調整 & 申込
目的
・提案、申込内容の最終調整(意思確認)
・申込書の送付と記入依頼
例文
※以下はあくまで例文です。各旅行会社様用に内容を変更してご利用ください。
※今後「定形文」機能を実装予定なので、各社ごとのテンプレートをご登録いただけます。
◯◯様
■■■ 提案内容の確認、および申込書の送付 ■■■
(申込の意思が確認でき次第速やかに申込書を作成、共有する)
ご提案させていただいた内容でよろしければ、申込書を作成させて頂きます。
ご確認よろしくお願いいたします。
留意点
申し込む予定のお客様を無駄にお待たせすると、不安になってしまうケースもみられます。
また、こちらからの回答・対応が全て滞りなく進んでいた場合でも、申込意思の確認が明確にできていないと、無駄に申込まで時間を要してしまう場合もございます。
ホテルやガイドさんの仮押さえも時間が経過すると状況が変わってくると思いますので、申込意思の確認はできるだけタイムリーなタイミングで行ってください。
Step 5. 最終案内
目的
・申込後〜旅行までの流れの共有
・旅行前の最終ご案内(ファイナルコール)
例文
※以下はあくまで例文です。各旅行会社様用に内容を変更してご利用ください。
※今後「定形文」機能を実装予定なので、各社ごとのテンプレートをご登録いただけます。
◯◯様
■■■ 申込〜ご旅行までの流れの共有 ■■■
(速やかに今後の流れを共有し、お客様に余裕を持ってご準備をしていただく)
※「旅のしおり」を事前に作成して共有すると、余計な問い合わせが激減します!
お世話になっております、◯◯です。
この度はお申し込みいただき誠に有難うございます!
これよりご旅行の手配を進めますので、完了次第ご報告させていただきます。
なお、今回のご旅行に合わせた「旅のしおり」もご案内させていただきますので、併せてご確認いただけますと幸いです。
ご確認よろしくお願いいたします。
旅のしおり(記載事項)
「旅のしおり」には下記項目について、もれなく記載してください
- 海外旅行保険について
- ワクチン/予防接種について
- 入国Visaについて
- 気候・服装について
- 両替について
- チップについて
- 電圧について
- 現地での連絡先(Line, WhatsApp etc)
留意点
下記の項目については、もれなく、かつ出発日までに余裕を持ってご案内ください
※過去に出発直前のご案内でトラブルになったケースもございます
- Visa申請
- 海外旅行保険加入の勧め
- ワクチン/予防接種について
- 現地での連絡先(Line, WhatsApp etc)
- ガイドとの待ち合わせ詳細